Trường Thành - Dịch vụ Kế Toán & Thuế

https://ketoantruongthanh.vn

Hóa đơn điện tử và những điều doanh nghiệp cần biết

Hóa đơn điện tử là gì? Những điều cần biết về hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp. Những nội dung này sẽ được nói đến trong nội dung bài viết sau

Hóa đơn điện tử hiện nay quá phổ biến đối với các doanh nghiệp, hóa đơn điện tử đã được áp dụng để thay thế hóa đơn giấy từ tháng 07/2022. Vậy hóa đơn điện tử là gì và có những điều gì cần biết và lưu ý về hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp. Để tìm hiểu chi tiết hãy theo dõi nội dung dưới đây

Hóa đơn điện tử và những điều cần lưu ý

1.Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử gồm 2 loại:

  • Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm..
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

3. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc: 

Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời những điều kiện dưới đây:

+ Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử

+ Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử

+ Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

>>>Có thể bạn quan tâm:Biểu phí, lệ phí trong công tác thú y năm 2023

4. Hóa đơn phải đáp ứng các điều kiện sau

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua
  • Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
  • Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán
  • Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên, sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

5. Thủ tục phát hành

  • Muốn phát hành hóa đơn này, doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử 
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế 
  • Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế

6. Cách xuất hóa đơn điện tử

  • Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang dùng.
  • Bước 2: Chọn chức năng “In chuyển đổi”. 
  • Bước 3: Điền thông tin và nhập mã hóa đơn cần xuất
  • Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất bằng cách chọn “In chuyển đổi”.
  • Bước 5: Bạn ký, đóng dấu hóa đơn dạng giấy vừa được xuất, in ra. 

7. Chuyển đối hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

7.1 Nguyên tắc chuyển đổi

Để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo yêu cầu quy định và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán

7.2 Điều kiện

  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

7.3  Gía trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toán vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi 

7.4 Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ: “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.

Lời kết

Trên đây là khái niệm một số điều cần biết về hóa đơn điện tử. Nếu còn sự thắc mắc hay cần tư vấn hay liên hệ ngay tới chúng tôi để được Kế toán Trường Thành tư vấn và hỗ trợ sớm nhất.

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây