Trường Thành - Dịch vụ Kế Toán & Thuế

https://ketoantruongthanh.vn

Hướng dẫn doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử có chứa mã của cơ quan thuế

Hiện nay, cơ quan thuế ra quy định hóa đơn điện tử phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Vậy làm sao để hóa đơn điện tử có thể chứa mã của cơ quan thuế ,hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau !

Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Điều kiện để lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm:

  • Tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hàng năm từ 100 triệu đồng trở lên.
  • Tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Tổ chức, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

Trước khi lập hóa đơn điện tử, tổ chức, cá nhân kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:

  • Thông tin doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh:
    • Tên doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh
    • Mã số thuế
    • Địa chỉ
    • Điện thoại, fax, email
  • Thông tin khách hàng:
    • Tên khách hàng
    • Mã số thuế (nếu có)
    • Địa chỉ
    • Điện thoại, fax, email
  • Thông tin hàng hóa, dịch vụ:
    • Tên hàng hóa, dịch vụ
    • Mã hàng hóa, dịch vụ (nếu có)
    • Số lượng
    • Đơn giá
    • Thành tiền

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử. Khi lập hóa đơn điện tử, cần lưu ý các thông tin sau:

  • Mã của cơ quan thuế: Là mã của cơ quan thuế cấp cho tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
  • Mã xác thực của cơ quan thuế: Là mã xác thực được cơ quan thuế cung cấp cho tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Bước 3: Ký số hóa đơn điện tử

Sau khi lập hóa đơn điện tử, tổ chức, cá nhân kinh doanh cần ký số hóa đơn điện tử. Có 2 loại chữ ký số được sử dụng để ký hóa đơn điện tử, bao gồm:

  • Chữ ký số chuyên dùng của tổ chức, cá nhân kinh doanh: Là chữ ký số được cấp cho tổ chức, cá nhân kinh doanh theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
  • Chữ ký số của cơ quan thuế: Là chữ ký số được cơ quan thuế cấp cho tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

Tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng theo một trong các cách sau:

  • Gửi trực tiếp qua email, SMS,...
  • Gửi qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
  • Gửi qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn điện tử

Tổ chức, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Lưu ý

  • Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có giá trị pháp lý như hóa đơn do cơ quan thuế cấp.
  • Tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập, gửi, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử 

Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
  • Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế.
  • Cơ quan thuế cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không có hoạt động kinh doanh, không phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

Trình tự, thủ tục ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

  • Trường hợp chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đó.

  • Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đề nghị giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đó.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải có văn bản giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Trường hợp hết thời hạn theo thông báo mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

  • Trường hợp cơ quan thuế cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn

Trường hợp cơ quan thuế cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đó.

  • Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không có hoạt động kinh doanh, không phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không có hoạt động kinh doanh, không phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải gửi thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế sẽ ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

  • Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế sẽ xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, cơ quan thuế có thể ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Hậu quả của việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử thì không được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử để giao dịch, trừ trường hợp được cơ quan thuế chấp thuận.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử thì phải sử dụng hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong những giấy tờ về thuế hãy liên hệ kế toán Trường Thành để được tư vấn kĩ càng hơn : 

Doanh nghiệp của bạn có được giảm thuế tiêu thụ đặc biệt không ?

Ngoài ra bạn còn có thể liên hệ với chúng tôi thông qua : 

Công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Trường Thành
Địa chỉ: No01 LK65 Khu đất dịch vụ 16 17 18a 18b Dương Nội - Hà Đông - Hà Nội
Số điện thoại: 090 328 45 68
Email: ketoantruongthanh68@gmail.com

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây