Khi có sự bàn giao và tiếp quản công việc giữa kế toán cũ và kế toán mới, các bên cần thống nhất bằng việc lập biên bản bàn giao công tác kế toán. Trong bài viết dưới đây, mời các bạn cùng tìm hiểu rõ hơn về vai trò của biên bản bàn giao kế toán cũng như tham khảo mẫu biên bản bàn giao công tác kế toán mới nhất 2023. 

Tại sao cần lập biên bản bàn giao công tác kế toán? 

Biên bản bàn giao công tác kế toán có thể dùng cho tất cả vị trí kế toán như kế toán bán hàng, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thuế,… với chức năng: 
- Tổng hợp thông tin công việc: Kế toán thường phải quản lý rất nhiều loại hóa đơn, hồ sơ, sổ sách, chứng từ,... Vì vậy, khi một người mới tiếp nhận công việc sẽ cần phải có sự bàn giao rõ ràng, chi tiết. Trong đó, biên bản bàn giao kế toán là tài liệu tổng hợp đầy đủ những thông tin liên quan đến hoạt động kế toán của doanh nghiệp, tổ chức. Nhờ đó, kế toán kế nhiệm có thể nắm bắt một cách dễ dàng, từ đó nhanh chóng bắt nhịp với tiến độ công việc. 
- Bảo vệ quyền lợi của các bên: Biên bản bàn giao công tác kế toán có giá trị pháp lý giúp bảo vệ quyền lợi cả hai bên khi có tranh chấp xảy ra. 

Quy trình bàn giao công việc kế toán

Trước khi thực hiện bàn giao công việc: Kế toán cũ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, sổ sách, các loại sổ báo cáo, …. trước khi bàn giao các chứng từ kế toán.

Khi bàn giao công việc:
- Thành phần tham gia: Kế toán cũ, kế toán mới và đại diện doanh nghiệp chứng kiến việc tiếp nhận hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán.
- Trách nhiệm của kế toán cũ và kế toán mới: Kế toán cũ chịu trách nhiệm về những số liệu, công việc đã làm trước thời điểm bàn giao còn kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc, hồ sơ sổ sách sau thời điểm bàn giao.
- Cuối buổi bàn giao kế toán mới cần lập thành danh sách những hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán đã được bàn giao, số lượng và cần kiểm tra luôn cả chất lượng.
- Thực hiện ký xác nhận vào biên bản bàn giao và bản danh sách hồ sơ, sổ sách, chứng từ và phải có xác nhận của kế toán trưởng hoặc giám đốc doanh nghiệp.

Những tài liệu, giấy tờ mà kế toán cần bàn giao trước khi nghỉ

Trước khi nghỉ việc, kế toán cần bàn giao lại toàn bộ sổ sách giấy tờ có liên quan đến quá trình làm việc, trong đó có một số giấy tờ quan trọng như:
- Bảng kê khai hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào của doanh nghiệp.
- Tổng hợp hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra từ khi doanh nghiệp thành lập cho tới lần quyết toán gần nhất.
- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra.
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo tháng và theo quý, theo năm của doanh nghiệp.
- Bộ báo cáo tài chính trong năm.
- Báo cáo về việc sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp.
- Tổng hợp các hợp đồng mua bán: Hợp đồng mua bán đầu ra và mua bán đầu vào.
- Sổ kế toán toàn bộ các năm.
- Hồ sơ của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp.
- Sổ phụ ngân hàng.
- Báo cáo về quản lý hàng hóa (xuất/nhập/tồn) trong kho.

Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán

Mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán phù hợp với yêu cầu. Dưới đây là mẫu bàn giao công việc bao gồm cả bàn giao nội dung, hạng mục công việc và bàn giao hệ thống sổ sách giấy tờ Kế toán mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG TÁC KẾ TOÁN 
Thời gian bàn giao: từ ngày …… /……. /20…  đến ngày ……. /…….. /20…

BÊN GIAO:
Ông/ Bà:………………………. Bộ Phận: ………………………….
BÊN NHẬN:
Ông/ Bà:……………………… Bộ Phận: …………………………..
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH & LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG
Ông/ Bà:…………………….. Bộ Phận: ……………………………
NỘI DUNG BÀN GIAO
BÀN GIAO CÔNG VIỆC

BÀN GIAO HỒ SƠ TÀI LIỆU

BÀN GIAO FILE TRONG MÁY TÍNH

BÀN GIAO TÀI SẢN CÔNG CỤ DỤNG CỤ

Sau khi xem xét chúng tôi thống nhất bàn giao công tác kế toán, gồm các nội dung sau:
a. Bàn giao chứng từ năm …….. trở về trước.
b. Bàn giao về tài sản, tiền quỹ.
c. Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của từng đối tượng
d. Bàn giao tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách đến thời điểm bàn giao
e. Sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến thời điểm bàn giao năm  
g. Chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các tài liệu có liên quan
h. Bàn giao số liệu và tình hình thu chi của từng quỹ
k.. ….(nếu có phát sinh nội dung khác)
* Nội dung bàn giao chi tiết như sau:
a. Chứng từ, sổ sách năm …………trở về trước:
– Nếu hệ thống sổ sách chứng từ các năm trước không liên quan nhiều đến nhiệm vụ ngân sách năm ………. thì có thể bàn giao gói gọn và có dán niêm phong và ký tên cho kế toán mới lưu trữ, bảo quản. 
b. Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính năm ……….:
 Hồ sơ liên quan đến công tác thực hiện thu, chi ngân sách, các quỹ và tài chính khác năm ………..:
– Hồ sơ liên quan đến việc quản lý tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (Bao gồm sổ TSCĐ, CCDC năm …….., biên bản kiểm kê tài sản cố định, CCDC năm ……. quyết định ghi tăng, giảm TSCĐ, CCDC năm ……. (nếu có phát sinh)
– Bộ dự toán và công khai dự toán năm ……… (Bao gồm dự toán thu, chi NSNN và hoạt động tài chính khác năm ………, qua chế chi tiêu nội bộ, nghị quyết chi ngân sách năm …….)
– Báo cáo thu, chi NSNN, bảng đối chiếu tài khoản tiền gửi từ tháng ……../……..đến tháng ……./……… (Bắt buộc Có xác nhận của KBNN).
 Tình hình kinh phí năm ……:
– Số kết dư năm ……… chuyển qua (Có bảng chi tiết số chuyển qua, số đã sử dụng đến thời điểm bàn giao, số còn lại).
– Số kinh phí kinh phí ……….. còn lại tại KBNN (Bao gồm cả tiền NSNN, học phí các quỹ khác)
– Tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị (từng loại quỹ, có biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt).
Bàn giao sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh năm ……. 
Sổ sách kế toán từng năm (toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán, lưu ý: Ngoài việc bàn giao sổ ra, còn phải đối chiếu số liệu trên sổ sách có khớp đúng trên bảng cân đối tài khoản hay không).
– Năm …… (gồm các loại sổ: ………………………………………………..
– Năm ……………………………………………………………………………….
– Năm ……………………………………………………………………………….
Phần mềm kế toán
Bản quyền phần mềm kế toán......., số lượng: 01 phần mềm; phần phần này đang được cài đặt tại máy …………, tình trạng: ………….
Tài sản công tại đơn vị (nội dung này cần phải đối chiếu giữa số liệu theo sổ sách kế toán và số liệu theo thực tế, những tài sản nào bị mất phải ghi rõ ai người chịu trách nhiệm).
– Sổ Tài sản cố định, CCDC, biên bản kiểm kê và các quyết định ghi tăng, ghi giảm TSCĐ, CCDC. Lưu ý kiểm tra xem từ đầu năm đến thời điểm hiện tại có phát sinh việc mua sắm hay không, đã ghi vào sổ sách chưa. Khi bàn giao TSCĐ có lập biên bản bàn giao cho đối tượng sử dụng hay không.
c. Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng
Các khoản phải thu:( trường còn phải thu ghi rõ số tiền và nội dung thu)
– ……………………………………………………………………………
Các khoản phải trả: (trường còn thiếu chưa có hóa đơn ghi rõ số tiền và nội dung trả)
– …………………………………………………………………………..
d. Các nội dung khác:
– ………………………………………………………………………….
– ………………………………………………………………………….
e. Trách nhiệm các bên:
– Phần thực hiện thu, chi từ ngày ……/…../……. trở về trước thuộc trách nhiệm của ……..
– Phần thực hiện thu, chi kể từ ngày …../…../….. trở về sau thuộc trách nhiệm của ……….
Công tác bàn giao kết thúc lúc …..giờ cùng ngày; biên bản bàn giao này có … trang, từ trang 1 đến trang …., biên bản được lập thành …..bản, có giá trị pháp lý như nhau: Bên bàn giao 01 bản, bên nhận bàn giao 01 bản, Chủ tài khoản nhận 01 bản; các thành viên tham gia bàn giao tự đọc thống nhất các nội dung như trên và cùng ký tên dưới đây./.
Biên Bản được lập thành 2 bản, 1 bản giao cho Nhân viên nghỉ việc và 1 bản lưu tại văn phòng Công ty.
      ĐẠI DIỆN P. TCHC & LĐTL                   BÊN NHẬN                          BÊN GIAO
 

Lời kết 

Trên đây là mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán cũng như một số lưu ý quan trọng trong quá trình bàn giao. 
Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán uy tín, chuyên nghiệp, xin vui lòng liên hệ Công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Trường Thành. Với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến sự hài lòng nhất cho Quý đối tác! 
Công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Trường Thành
Địa chỉ: No01 LK65 Khu đất dịch vụ 16 17 18a 18b Dương Nội - Hà Đông - Hà Nội
Số điện thoại: 090 328 45 68
Email: ketoantruongthanh68@gmail.com
Website: https://ketoantruongthanh.vn/