1. Những sai sót phổ biến về hồ sơ chứng từ thường gặp

Sai sót hồ sơ chứng từ là một vấn đề phổ biến trong các doanh nghiệp, gây ra nhiều hệ lụy như: ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin kế toán, dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính; vi phạm quy định của pháp luật, gây ra những rủi ro cho doanh nghiệp.

Những sai sót phổ biến trong hồ sơ chứng từ thường gặp bao gồm:

1. Lỗi Gõ Chữ và Định Dạng: Các lỗi nhỏ như sai chính tả, ngữ pháp, hoặc lỗi định dạng trong tài liệu có thể gây hiểu lầm hoặc làm giảm tính chính xác và chuyên nghiệp của hồ sơ.

2. Thiếu Thông Tin Cần Thiết: Điều này bao gồm việc bỏ sót các chi tiết quan trọng như tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản, hoặc các thông tin cần thiết khác.

3. Sai Số Trong Tính Toán: Trong các hồ sơ có yếu tố tài chính, sai số trong tính toán có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

4. Sử Dụng Phiếu Mẫu Cũ hoặc Lỗi Thời: Sử dụng các biểu mẫu không còn cập nhật hoặc không phù hợp với quy trình hiện tại.

5. Không Đủ Bằng Chứng hoặc Tài Liệu Hỗ Trợ: Thiếu các tài liệu phụ trợ như hóa đơn, bằng chứng thanh toán, hoặc các tài liệu hợp đồng liên quan.

6. Sai Lầm Trong Ghi Chép Ngày Tháng: Ngày tháng sai hoặc không nhất quán trên các tài liệu khác nhau trong cùng một hồ sơ.

7. Thiếu Chữ Ký hoặc Xác Nhận Cần Thiết: Bỏ qua hoặc quên không ký xác nhận trên các tài liệu quan trọng.

8. Không Tuân Thủ Các Quy Định hoặc Tiêu Chuẩn: Không theo dõi hoặc cập nhật các quy định, luật lệ liên quan, dẫn đến việc tạo ra các tài liệu không hợp lệ hoặc không hợp pháp.

9. Lỗi Trong Quản Lý Hồ Sơ Điện Tử: Các vấn đề với phần mềm hoặc hệ thống lưu trữ dữ liệu có thể gây ra mất mát hoặc hỏng hóc dữ liệu.

10. Giao Tiếp và Hiểu Lầm Giữa Các Bên Liên Quan: Sự hiểu lầm hoặc thiếu giao tiếp giữa các bên liên quan trong quá trình tạo hoặc xử lý hồ sơ.

2. Hậu quả sai sót hồ sơ chứng từ khi quyết toán thuế

Tùy vào trường hợp thì hành vi kê khai sai hồ sơ khai thuế TNCN sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

* Trường hợp kê khai sai hồ sơ khai thuế TNCN không dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc không tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn

Theo Điều 12 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cá nhân có hành vi kê khai sai, khai không đầy đủ các nội dung trong hồ sơ thuế không dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc không dẫn đến tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn thì mức phạt tiền như sau:

(1) Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với hành vi khai sai, khai không đầy đủ các chỉ tiêu trong hồ sơ thuế nhưng không liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế, trừ hành vi quy định tại (2).

(2) Phạt tiền từ 1.500.000 đồng đến 2.500.000 đồng đối với hành vi khai sai, khai không đầy đủ các chỉ tiêu trên tờ khai thuế, các phụ lục kèm theo tờ khai thuế nhưng không liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.

(3) Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

(i) Khai sai, khai không đầy đủ các chỉ tiêu liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế trong hồ sơ thuế;

(ii) Hành vi quy định tại khoản 3 Điều 16; khoản 7 Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Bên cạnh hình thức phạt tiền, cá nhân còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả kèm theo như sau:

- Buộc khai lại và nộp bổ sung các tài liệu trong hồ sơ thuế đối với hành vi quy định tại (1), (2) và (i) tại mục (3);

- Buộc điều chỉnh lại số lỗ, số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ chuyển kỳ sau (nếu có) đối với hành vi quy định tại (3).

Lưu ý: Tổ chức có các hành vi vi phạm trên thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. (Khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)

* Trường hợp kê khai sai hồ sơ khai thuế TNCN dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn

Với trường hợp kê khai sai hồ sơ khai thuế TNCN dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn thì phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn so với quy định đối với một trong các hành vi sau đây:

(I) Khai sai căn cứ tính thuế hoặc số tiền thuế được khấu trừ hoặc xác định sai trường hợp được miễn, giảm, hoàn thuế dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn nhưng các nghiệp vụ kinh tế đã được phản ánh đầy đủ trên hệ thống sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ hợp pháp;

(II) Khai sai làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm không thuộc trường hợp quy định tại (I) nhưng người nộp thuế đã tự giác kê khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế thiếu vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế kết thúc thời hạn thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế;

(III) Khai sai làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm đã bị cơ quan có thẩm quyền lập biên bản thanh tra, kiểm tra thuế, biên bản vi phạm hành chính xác định là hành vi trốn thuế nhưng người nộp thuế vi phạm hành chính lần đầu về hành vi trốn thuế, đã khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt và cơ quan thuế đã lập biên bản ghi nhận để xác định là hành vi khai sai dẫn đến thiếu thuế;

(IV) Khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn đối với giao dịch liên kết nhưng người nộp thuế đã lập hồ sơ xác định giá thị trường hoặc đã lập và gửi cơ quan thuế các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết;

(V) Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm nhưng khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra phát hiện, người mua chứng minh được lỗi vi phạm sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp thuộc về bên bán hàng và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định.

Ngoài ra, cá nhân còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả sau đây:

- Buộc nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm cao hơn quy định và tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước đối với hành vi quy định trên.

Trường hợp đã quá thời hiệu xử phạt thì người nộp thuế không bị xử phạt theo quy định trên nhưng người nộp thuế phải nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm cao hơn quy định và tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước theo thời hạn quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;

- Buộc điều chỉnh lại số lỗ, số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ chuyển kỳ sau (nếu có) đối với hành vi quy định trên.

Lưu ý: Trường hợp người nộp thuế có hành vi khai sai theo quy định tại (I), (II) và (IV) nhưng không dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, tăng số thuế được miễn, giảm hoặc chưa được hoàn thuế thì không bị xử phạt theo quy định tại Điều này mà xử phạt theo quy định tại khoản 3 Điều 12 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

3. Những lưu ý để  tránh việc sai sót các hồ sơ chứng từ.

Để tránh việc sai sót hồ sơ chứng từ, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

• Xây dựng quy trình lập, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ chứng từ chặt chẽ, khoa học. Quy trình này cần được xây dựng phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo mọi hồ sơ chứng từ đều được lập đầy đủ, chính xác, kịp thời và lưu trữ đúng nơi quy định.

• Đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên liên quan đến công tác lập, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ chứng từ. Cán bộ, nhân viên cần nắm vững các quy định về kế toán, thuế, tài chính để lập hồ sơ chứng từ đúng quy định.

• Sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ chứng từ chuyên nghiệp. Các phần mềm này giúp tự động hóa các quy trình lập, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ chứng từ, hạn chế sai sót.

• Thường xuyên kiểm tra, rà soát hồ sơ chứng từ. Doanh nghiệp cần tổ chức kiểm tra, rà soát hồ sơ chứng từ định kỳ hoặc đột xuất để phát hiện và kịp thời xử lý các sai sót.

Dưới đây là một số lưu ý cụ thể cho từng loại hồ sơ chứng từ:

• Hóa đơn: Hóa đơn là một trong những loại chứng từ quan trọng nhất trong kế toán. Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau khi lập hóa đơn:
  • Kiểm tra kỹ thông tin của người mua, người bán, hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá,... trước khi lập hóa đơn.
  • Sử dụng đúng mẫu hóa đơn theo quy định của pháp luật.
  • Ký, đóng dấu hóa đơn đúng quy định.
• Phiếu thu, phiếu chi: Phiếu thu, phiếu chi là các chứng từ dùng để ghi nhận các khoản thu, chi của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau khi lập phiếu thu, phiếu chi:
  • Ghi đầy đủ, chính xác các thông tin trên phiếu thu, phiếu chi.
  • Ký, đóng dấu phiếu thu, phiếu chi đúng quy định.
• Biên bản giao nhận hàng hóa, dịch vụ: Biên bản giao nhận hàng hóa, dịch vụ là chứng từ dùng để xác nhận việc giao nhận hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên. Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau khi lập biên bản giao nhận hàng hóa, dịch vụ:
  • Ghi đầy đủ, chính xác các thông tin trên biên bản giao nhận hàng hóa, dịch vụ.
  • Ký, đóng dấu biên bản giao nhận hàng hóa, dịch vụ đúng quy định.
• Các chứng từ khác: Ngoài các loại chứng từ nêu trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng các loại chứng từ khác như: hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ,... Doanh nghiệp cần lưu ý lập các loại chứng từ này đúng quy định của pháp luật.

Việc tránh sai sót hồ sơ chứng từ là một nhiệm vụ quan trọng của mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có những biện pháp phù hợp để đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các hồ sơ chứng từ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong những giấy tờ về thuế hãy liên hệ kế toán Trường Thành để được tư vấn kĩ càng hơn : 

Ngoài ra bạn còn có thể liên hệ với chúng tối thông qua : 

Công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Trường Thành
Địa chỉ: No01 LK65 Khu đất dịch vụ 16 17 18a 18b Dương Nội - Hà Đông - Hà Nội
Số điện thoại: 090 328 45 68
Email: ketoantruongthanh68@gmail.com