Đã tới kì kê khai cũng như hoàn thiện hồ sơ thuế quý 3, rút kinh nghiệm của những kì kê khai thuế trước đó , kế toán Trường Thành tổng hợp những sai sót và những lưu ý khi quyết toán thuế cuối quý 3. Mời các chủ doanh nghiệp theo dõi qua bài viết sau đây.

Mục lục bài viết

Ẩn

I. Những sai sót thường gặp khi quyết toán thuế cuối quý.

1. Những sai sót trong doanh thu

1.1. Xuất hóa đơn

Các doanh nghiệp bán hàng thường vẫn thường xuất hóa đơn để đảm bảo sự cân đối cũng hợp lý trong vấn đề kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế, vấn đề nằm ở chỗ ở các doanh nghiệp sẽ theo dõi trên hai hệ thống tách biệt là kế toán nội bộ và kế toán thuế. Kế toán nội bộ thường thì cập nhật thường xuyên theo yêu cầu báo cáo, còn kế toán thuế thường làm vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm… Điều này dẫn tới việc nếu kế toán không quản lý hay thời gian ghi hóa đơn cách xa so với thời điểm bán hàng dẫn đến 2 trường hợp sau:

Trường hợp 1: Giá bán không đồng nhất, chênh lệch nhau quá lớn mà không có sự kiểm soát cập nhật hàng ngày, dẫn đến cùng một mặt hàng lúc bán với giá rất thấp lúc lại bán với giá gấp 5- gấp 10. Và có khả năng bị ấn định thuế.
Trường hợp 2: Do không cập nhật được nhập xuất tồn thường xuyên, bán một mặt hàng viết hóa đơn một mặt hàng nên khả năng xảy ra xuất hàng âm. Điều này thì buộc kế toán phải cập nhật thường xuyên nhập xuất các mặt hàng để tránh xảy ra tình trạng này.

Lưu ý: Hiện nay, Quốc Hội quyết định việc cấm doanh nghiệp lập 2 hệ thống sổ kế toán.

1.2. Doanh thu chưa thực hiện

Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sẽ nhận được những khoản ứng trước của khách hàng và khách hàng yêu cầu phải xuất hóa đơn từng lần thanh toán. Điều này thực sai theo nguyên tắc ghi nhận doanh thu của luật thuế. Nếu Kế toán không phân biệt được lại kê khai vào doanh thu của doanh nghiệp, trong khi đó chi phí chưa thực hiện làm cho lợi nhuận tăng cao, dẫn đến tiền thuế nộp sẽ bị độn lên.

1.3. Hóa đơn xuất khẩu

Khách hàng là người nước ngoài và không yêu cầu doanh nghiệp phải xuất hóa đơn, dẫn tới doanh nghiệp ghi nhận doanh thu thiếu và sẽ bị cơ quan thuế phát hiện và kết luận là trốn thuế.

1.4. Xuất hóa đơn mặt hàng không có trong giấy phép kinh doanh

Đây là lỗi phạt hành chính khi kinh doanh mặt hàng không đăng ký trên giấy phép kinh doanh. Ngoài ra, khoản doanh thu đó sẽ bị cơ quan thuế nghi ngờ và bị đánh thuế trên toàn bộ khoản doanh thu đó.

1.5. Xuất hàng biếu tặng, tiêu dùng nội bộ

Một số DN xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện, tiêu dùng nội bộ. . . nhưng không xuất hóa đơn GTGT nên lúc quyết toán thuế sẽ bị loại khoản này ra khỏi chi phí đồng thời tăng doanh thu các khoản này và tính thuế TNDN trên khoản doanh thu này.

1.6. Xuất mã hàng khác nhau giữa đầu vào và đầu ra

Một số doanh nghiệp mua hàng hóa theo hóa đơn GTGT ghi một mặt hàng, nhưng thực chất là một mặt hàng có nhiều hơn một chủng loại, quy cách của mặt hàng đó. Khi DN xuất hóa đơn bán ra khách hàng lại yêu cầu xuất đúng chủng loại quy cách của mặt hàng đó theo số lượng tương ứng. Lúc đó sẽ có sự khác nhau giữa tên hàng mua vào và bán ra nếu không chứng minh được hàng hóa bán ra là chi tiết từ hàng hóa mua vào thì sẽ không- được chấp nhận đầu vào và phải nộp thuế TNDN trên doanh số bán ra này. Kế toán lúc nhận hóa đơn cần phải chú ý:

Nếu mã, tên hàng khác với mã tên hàng doanh nghiệp mình thường dùng, phải nhập theo mã tên hàng của doanh nghiệp mình
Đặt thêm tên phụ cho hàng hoá có mã, tên hàng khác

1.7. Hàng ký gửi và đại lý bán đúng giá

Doanh nghiệp chỉ nhận hàng ký gửi, đại lý bán đúng giá thì doanh thu bán hàng không phải là số tiền bán hàng của loại hàng hóa đó mà chỉ là hoa hồng được hưởng theo hợp đồng đại lý ký gửi nhưng kế toán lại xuất hóa đơn theo doanh thu bán hàng. Dẫn đến việc doanh thu doanh nghiệp ghi nhận cao hơn so với thực tế và doanh nghiệp phải chịu nhiều thuế TNDN hơn.

1.8. Hợp đồng hợp tác sản xuất kinh doanh

Tương tự như trường hợp hàng ký gửi, doanh thu doanh nghiệp nhận cũng không gồm toàn bộ doanh thu bán hàng và doanh nghiệp viết hóa đơn trên doanh thu bán hàng, làm cho doanh thu tăng thêm.

2. Sai sót khi tính các loại chi phí

2.1. Chi phí hàng hủy do bị hư hỏng, hết hạn sử dụng.

Hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên không được bồi thường sẽ nằm trong định mức do doanh nghiệp xây dựng thì được tính vào chi phí được trừ. Doanh nghiệp cần xây dựng quy định cho điều này.

2.2. Các khoản chi khoán bằng tiền mặt không có hóa đơn GTGT.

Công tác phí ăn trưa, lương theo doanh số. Đây là các khoản chi khá nhạy cảm vì không có hóa đơn. Vì thế doanh nghiệp cần xây dựng bộ chứng thu chi cũng như quyết định, quy định cho việc chi phụ cấp cho người lao động để hợp thức hóa các chi phí này.

2.3. Chi phí liên quan đến tài sản cố định (TSCĐ).

Khoản chi phí khấu hao tài sản cố định xe ô tô từ 9 chỗ trở xuống có giá trị từ 1,6 tỷ trở lên cần phải được bổ sung ngành nghề vận tải, xuất một vài hóa đơn về vận tải để hợp lý hóa phần chi phí này.
TSCĐ khi mua sắm cần phải hợp lý hóa sử dụng cho các bộ phận sử dụng: Doanh nghiệp cần chứng minh được các tài sản đó có tham gia hay liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, ngoài ra hóa đơn chứng từ của tài sản đó cũng cần đầy đủ.
Chi phí khấu hao TSCĐ: nếu đã áp dụng phương pháp nào là phải áp dụng thống nhất từ tất cả các kỳ kinh doanh, không được thay đổi giữa chừng khi cảm thấy việc tiêu hao chi phí TSCĐ cho một kỳ nào đó quá lớn mà không có hồ sơ tài liệu chứng minh. Nếu muốn thay đổi cần phải làm các thủ tục thay đổi gửi cơ quan thuế.
Chi phí sửa chữa TSCĐ đi thuê, chi phí để có được TSCĐ không thuộc TSCĐ (bằng sáng chế tài liệu kỹ thuật, chuyển giao công nghệ. . .) cần được phân bổ trong 3 năm nếu phân bố vượt quá 3 năm thì phần vượt đó bị loại trừ vào các năm từ năm thứ tư trở đi.
Chi phí sửa chữa TSCĐ phải phù hợp với tài sản hiện có, nếu không có loại tài sản theo hóa đơn sửa chữa thì cần yêu cầu người xuất hóa đơn ghi linh động theo tài sản mình hiện có. Nếu người xuất hóa đơn không đồng ý, doanh nghiệp cần tránh bỏ chi phí đó ra trước.
Chi phí thu mua hàng hóa, chi phí liên quan đến việc mua TSCĐ cần phải được tính vào tiền mua hàng, TSCĐ, không được đưa vào chi phí trong kỳ. Trường hợp không sửa được số liệu thì cần phải điều chỉnh lại câu chữ, cách ghi chép sao cho đó là chi phí trong kỳ chứ không phải chi phí thu mua.

2.4. Chi phí liên quan đến nguyên vật liệu (NVL):

NVL vượt mức định mức đã đăng ký với cơ quan thuế: Cần phải xây dựng định mức lớn hơn mức tiêu hao NVL thực tế từ 10-15% để tránh bị vượt mức. Trường hợp đã qua thời kỳ kế toán cần phải căn chỉnh lại sao cho mức tiêu hao thực tế nằm dưới định mức đã đăng ký. Ngoài ra còn cần phải tìm hiểu thêm về định mức của ngành, của vùng. . . để xây dựng mức hợp lý. Ví dụ về mức tiêu thụ xăng cho đơn vị vận tải.
NVL tiêu hao không đúng công năng kỹ thuật cũng sẽ bị loại: Các hóa đơn nhiên vật liệu xăng dầu cần được chuẩn bị cho đúng thông số kỹ thuật xe như hóa đơn xăng cho xe chạy xăng, hóa đơn dầu cho xe chạy dầu và nơi xuất hóa đơn cho các loại xe đó.
Trường hợp ký hợp đồng mua nguyên nhiên vật liệu mà đơn vị không có kho bãi chứa và viết hóa đơn 1 lần vào cuối tháng với giá trị lớn, lúc thanh toán cần phải kèm theo các chứng từ chi tiết bổ sung như: phiếu xuất kho của bên bán mỗi lần đơn vị lấy hàng, bảng kê từng ngày nhận hàng có ký nhận của bên bán và xác nhận của bên mua thì chi phí đó mới hợp lý.

2.5. Tiền thù lao HĐQT cho thành viên HĐQT.

Cần phải ,có một biên bản họp của Hội đồng cổ đông nhất trí cử các thành viên đó tham gia trực tiếp vào hoạt động điều hành DN hoặc nếu là thù lao kiêm nhiệm của thành viên HĐQT thì nên cộng gộp vào lương để hợp lý hóa.

2.6. Các loại chi phí khác cần lưu ý:

Chi phí điện nước của văn phòng đi mượn (không phải là văn phòng thuê) nhưng không mang tên công ty. Do vậy cần hợp lý hóa bằng cách thuê VP với mức giá thấp và có đóng thuế nếu chi phí điện nước này lớn.
Các khoản tiền vay của các đối tượng là cá nhân nếu vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do NHNN quy định thì sẽ bị loại, do đó cần phải hợp lý hóa bằng cách tăng gốc vay lên để giảm mức lãi suất xuống
Do chi chiết khấu nằm trong loại chi phí bị khống chế 10% cho nên lúc xuất hóa đơn tính luôn giá đã có chiết khấu hàng bán để tránh hiện lên chi phí này.
Các loại chi phí bị khống chế 10% lúc thực hiện nên biến tướng thành những loại chi phí tương tự nhưng không bị khống chế như: khảo sát thăm dò, trưng bày sản phẩm, tổ chức hội chợ…
Các khoản chi nhỏ cho việc đầu tư xây dựng cơ bản thường đưa vào chi phí của các năm chưa hình thành tài sản, tuy nhiên sẽ bị loại ra khỏi chi phí hợp lý. Do vậy cách chúng ta ghi chép sổ sách sao cho đó không phải là chi phí liên quan đến việc đầu tư xây dựng cơ bản.
Các hóa đơn giảm trừ doanh thu từ các khách hàng phát hành vì giảm khối lượng công việc hoàn thành, hoặc các đại lý gửi hàng xuất cho phần chiết khấu… kế toán cần để ý để ghi giảm chi phí tương ứng với phần hóa đơn điều chỉnh đó.
Chi phí lương theo doanh thu phải được quy định tại hồ sơ công ty và mỗi lần thanh toán cần có bảng thanh toán lương đi kèm theo doanh thu tạo ra của mỗi cá nhân đó cũng như phiếu thu ứng với mỗi khoản doanh thu của cá nhân Tránh tình trạng lương tính theo doanh thu thực tế, doanh thu tính theo hóa đơn xuất ra, hoặc là tiền thu về chỉ có trên ngân hàng.
Nếu không có hoạt động của công đoàn cấp trên thì không nên trích phần kinh phí công đoàn vì cq thuế sẽ loại khoản này ra.
Cần phải cân đối số vốn đăng ký kinh doanh cần chuẩn bị giấy tờ liên quan đến tiến độ góp vốn của cổ đông để tối đa hóa chi phí lãi vay.
Xác định những hóa đơn bị mất không xin được sao y bản chính thì loại luôn ra khỏi chi phí tổng giá trị hóa đơn đó, trường hợp xin được sao y bản chính thì đưa phần thuế GTGT của hóa đơn đó vào chi phí.
Trường hợp hóa đơn xuất ra trước ngày có hóa đơn đầu vào thì cần có các chứng từ chứng minh: phiếu xuất kho của bên bán, biên bản giao nhận hàng… Tuy nhiên việc này không được tiếp diễn thường xuyên và ngày cách nhau thường không quá 5 ngày.
Chi phí dùng thử, khuyến mại, chiết khấu hàng bán, quà tặng khách hàng cần phải được xây dựng chương trình có quy mô, chặt chẽ, số lượng xuất ra cần phải phù hợp với chương trình đã xây dựng. Các chi phí này chi cho 1 người thì chỉ nên để ở mức dưới 10 triệu để tránh bị đánh thuế TNCN
Nếu cơ cấu lương vào chi phí thì cần cân nhắc về mức thuế TNCN phải đóng so với mức thuế TNDN phải đóng thì mức nào lớn hơn.
Chi phí thưởng các dịp lễ, Tết hoặc theo doanh số… Nếu chưa có quy định thì để đưa vào chi phí đó vào một loại chi phí khác như hỗ trợ tăng thêm ăn trưa, lương kinh doanh năm.
Các chi phí dưới 200.000đ quá nhiều và cho những mặt hàng không nằm trong quy định về lập bảng kê bán lẻ.

II. Cách khắc phục sai sót khi quyết toán thuế

Khi gặp sai sót trong quyết toán thuế, việc khắc phục chúng là rất quan trọng để tránh các hậu quả tài chính và pháp lý. Dưới đây là cách bạn có thể khắc phục sai sót khi quyết toán thuế:

Xác định Sai Sót:
- Đầu tiên, bạn cần xác định chính xác sai sót thuế đã xảy ra. Điều này có thể bao gồm việc kiểm tra hồ sơ thuế, tính toán lại các số liệu thuế, và xác định nguyên nhân dẫn đến sai sót.
Sửa Lỗi Ngay Lập Tức:
- Khi bạn xác định sai sót, hãy sửa chúng ngay lập tức để tránh tình trạng sai sót lan truyền và trở nên phức tạp hơn.
Bổ Sung Hồ Sơ Thuế:
- Nếu sai sót liên quan đến việc thiếu thông tin hoặc tài liệu trong hồ sơ thuế, hãy bổ sung chúng một cách đầy đủ và chính xác. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp hóa đơn, chứng từ, hoặc thông tin bổ sung khác.
Nộp Báo Cáo Sửa Đổi:
- Trong một số trường hợp, bạn có thể cần nộp báo cáo sửa đổi thuế để cập nhật thông tin thuế đã bị sai sót. Điều này có thể áp dụng cho các loại thuế như thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế thuê đất.
Liên Hệ Với Cơ Quan Thuế:
- Nếu sai sót là nghiêm trọng và cần điều chỉnh số tiền thuế đã nộp, bạn nên liên hệ với cơ quan thuế để làm rõ tình hình và thực hiện các biện pháp cần thiết. Cơ quan thuế có thể hướng dẫn bạn về các bước cụ thể để khắc phục sai sót.
Chấp Nhận Trễ Hạn:
- Trong trường hợp bạn phát hiện sai sót sau khi đã nộp báo cáo thuế cuối cùng, bạn có thể cần nộp báo cáo sửa đổi trong khoảng thời gian được cho phép bởi cơ quan thuế. Tuy nhiên, việc này có thể dẫn đến trễ hạn, vì vậy hãy chấp nhận các khoản phạt có thể phát sinh.
Tư Vấn Chuyên Gia Thuế:
- Nếu sai sót rất phức tạp hoặc bạn không rõ cách khắc phục, tư vấn với một chuyên gia thuế hoặc kế toán có kinh nghiệm có thể giúp bạn xử lý tình huống một cách hiệu quả và đảm bảo tuân thủ quy định thuế.

Lưu ý rằng việc khắc phục sai sót thuế có thể tốn thời gian và công sức, vì vậy nên luôn nỗ lực để đảm bảo tính chính xác trong quyết toán thuế và tuân thủ các quy định thuế từ đầu để tránh sai sót không cần thiết.

III. Những lưu ý với doanh nghiệp của bạn khi quyết toán quý 3 sắp tới.

1. Công tác sắp xếp các chứng từ gốc

Để chuẩn bị đi quyết toán thuế, kế toán cần sắp xếp các chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra để nộp báo cáo thuế cho cơ quan thuế hàng tháng. Các chứng từ gốc, hóa đơn đầu vào từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế
Kẹp riêng chứng từ của các tháng khác nhau, mỗi tháng có một tập bìa đầy đủ

2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

Các báo cáo thường kỳ sẽ gồm:

Tờ khai thuế GTGT hàng tháng
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Thuế xuất nhập khẩu
Thuế môn bài
Thuế tiêu thụ đặc biệt
Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý

Các báo cáo theo từng năm:

Báo cáo tài chính
Quyết toán thuế TNDN
Quyết toán thuế TNCN
Hoàn thuế kèm theo của từng năm

3. Chuẩn bị sổ sách hàng năm (theo hình thức Nhật ký chung)

Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký bán hàng
Sổ nhật ký mua hàng
Sổ nhật ký chi tiền
Số nhật ký thu tiền
Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
Sổ khấu hao tài sản cố định
Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho

4. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế

Kế toán doanh nghiệp thực hiện sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/đầu ra, đồng thời thực hiện kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có.

5. Kiểm tra các vấn đề liên quan khác

Kế toán tiến hành kiểm tra:

Đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản
Đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản
Đối chiếu công nợ khách hàng
Kiểm tra các khoản phải trả
Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – đầu ra so với bảng kê khai thuế
Kiểm tra hồ sơ, chứng từ đã được ký đầy đủ hay chưa
Kiểm tra định khoản các khoản phải thu và phải trả đã thực hiện đúng hay không